Подготовка деловой конференции. Что важно?
Не самое сложное из мероприятий - скажут фестивальные директора и будут неправы. Даже там, где всего лишь длинный стол с микрофонами и стулья, существует закулисье, способное разрушить не одну нервную клетку организатора. Сегодня расскажем о стандартных этапах и важных деталях подготовки к деловой конференции/пресс-конференции/семинару. Схемы примерно похожи, и шаблонизировать их можно на MakeEvents, а после мероприятия внести все комментарии и корректировки. В следующий раз достаточно открыть шаблон - и поехали!
Итак, стандартная разработка Плана Подготовки без привязки к концепции включает в себя:
И смотрите, что важно не упустить.
Собрать с каждого участника райдер хотя бы в электронном виде. Некоторые до сих пор предпочитают бумажный подписанный двумя сторонами вариант. Райдер - список необходимого оборудования, людей, которых нужно внести в список, машин и даже еды - если есть особые предпочтения. Звезды часто озвучивают требования из серии - отдельная запирающаяся гримерная с возможностью принять душ и литр коньяка. А что делать? - приходится потакать капризам. И лучше предусмотреть все заранее, чем потом влезать в конфликт с менеджментом. 
Техническое обеспечение. Это, пожалуй, самое важно для всего процесса. Представьте, что на пресс-конференции президента ему не достанется микрофона…. Представили? - сделайте так, чтобы к вам мог запросто прийти президент и ему хватило ВСЕГО, он смог бы при желании показать детские фотки на экране, видео забавных зверушек или позвонить онлайн в Кремль. На технике экономить нельзя. Что касается трудоресурсов - четкое распределение обязанностей, соразмерных объему, который может контролировать сотрудник без потери качества - главный принцип организации успешного мероприятия.
Внешние коммуникации. Ими должны заниматься те, от кого не будет требоваться ничего другого по организации. Можно сделать небольшой удаленный PR-офис. Писать пресс-релизы, рассылки по базе, разрабатывать визуалы и оформление по заданным параметрам могут делать люди из любой точки мира. Ошибка многих компаний в том, что в целях экономии бюджета, они пытаются поручить бухгалтеру позвонить на Первый канал и пригласить их на мероприятие. В результате - бухгалтер не справляется, седеет и уходит в терапию, а Первый канал не приезжает. Гораздо эффективнее и бюджетнее нанять фрилансера, который и релиз напишет, и контакты найдет, и внесет в ваш список на проход корреспондентов.
Деловое мероприятие включает в себя как минимум 25 узлов работы. Для этого необходима не только команда, но и удобные инструменты работы с ней. Попробуйте платформу MakeEvents - и потом расскажете, насколько это удобно!
